Archivage électronique

 
 

 OBJECTIFS PEDAGOGIQUES

 
Maîtriser les contraintes légales et le cadre informatique en matière d'archivage électronique.
• Sécuriser le recours à un prestataire extérieur.
• Savoir évaluer la conformité légale du système d'archivage électronique de l'entreprise
 
PUBLIC & PREREQUIS :
• Responsables fiscaux, comptables et juridiques, DSI, responsables de la tenue des systèmes d'information. Avocats, Experts-comptables
• Pas indispensable, mais avoir suivi la formation FACTURE ELECTRONIQUE serait un plus
 
DUREE : 1 jour
 
LIEU : Sur site ou dans nos locaux
 

 PROGRAMME

Que peut-on/doit-on archiver ?
Documents comptables, juridiques, fiscaux, commerciaux…
Originaux sur support papier ou sur support dématérialisé.
 
Qu'est-ce que l'archivage électronique ? La définition de l'AFNOR
Les solutions techniques disponibles.
Les acteurs en présence.
 
Les contraintes spécifiques liées au mode électronique de l'archivage
Procédures, formalités et normes à respecter.
Conditions requises pour qu'un document devienne un original numérique.
Supports d'archivage : la notion de média non réinscriptible.
Formats d'archivage : spécifications techniques requises.
Contrôle de la CNIL.
 
Les conditions de conservation et de restitution des documents dématérialisés
Les normes techniques à respecter (ISO, AFNOR…).
Les originaux papiers : peut-on les détruire ?
L'accès aux données archivées : par qui ; pourquoi ; comment ?
 
La durée et le lieu d'archivage
Durée propre aux documents en question.
Durée particulière au mode d'archivage électronique.
Destruction des données archivées à l'issue de la période de conservation :
    - obligation ou faculté ?
    - preuve de la destruction
Peut-on archiver à l'étranger ?
 
Archiver soi-même ou recourir à un tiers ?
Archivage interne : l'audit à mettre en place.
Archivage externe et recours à des entrepôts de données (datawarehouse) : les précautions à prendre.
Externalisation de la fonction : qu'exiger du prestataire ? Comment rédiger le cahier des charges ?
 
L'archivage électronique et le Contrôle Fiscal des Comptabilités Informatisées
Données élémentaires et traitements informatiques à archiver.
Contraintes particulières de restitution des données et documents archivés.
Obligation de fournir le "Fichier des Ecritures Comptables" (FEC) :
    - Formats de restitution autorisés ;
    - Dépôt sur la plateforme LECODE

 METHODES

Apport théorique de connaissances et échanges permanents entre le stagiaire et le formateur.
Questions diverses
Prise de notes tout au long de la formation par le stagiaire

 

 

Les Domaines